Setup retention policy on document library, wiki and list

何謂Retention policy? 這是一種公司政策, 去把資訊系統裡舊了沒用的資料, 正確地淘汰, 避免系統儲存的數據日積月累, 影響效能而且浪費金錢(包括Backup的碟位, 頻寬, 時間, 人手等)。視乎不同的機構, 數據擺放超過一定年期 (如香港政府一般是七年), 就要刪除; 重要的可以放到較便宜的媒體archive (如燒錄光碟, Tape)然後offline 放置play。

SharePoint 幾代之前已經有Retention policy的功能, 以下介紹SP2013如何為Document library等設定。

1. 首先, 打開在你想設定的Document library, 按Library tab下的Library settings; 如果是List則按List tab下的List settings; Wiki則按Page tab下的Library settings

2. 按下Information management policy settings

imps

 

3. 為Document設定retention就按Document, 如果是Wiki則按Wiki page, List則是items.

imps2

4. 拉下到Retention部份, 如下圖點選Enable Retention, 然後加入Stage, 例如設定為若干年後自動刪除; 在下圖中我設定為當該檔案Create date比今天早1 day的話, 就trigger一個叫"Notify owner"的workflow。Notify owner當然要事前用SharePoint Designer先寫好, 在這兒才可以揀選。

imps3

不同Stage(即不同階段)可以設定不同動作, 例如:
Stage 1 : after created date older than 1 year -> send email to creator (workflow A)
Stage 2: after create date older than 14 months -> send email to creator (workflow B)
Stage 3 : after create date older than 16 months -> delete the file

 

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